De la misma forma en que los usuarios externos tienen necesidades de información, los administradores de una entidad económica, representados principalmente por los funcionarios de los niveles superiores tales como directores generales, directores funcionales, gerentes de área, jefes de departamento, etcétera, tienen necesidad de monitorear su desempeño. No están regidos por leyes ni por otro tipo de disposiciones, sino exclusivamente por la necesidad de la información y la creatividad de quienes elaboran este tipo de información.
Una vez agotado el tema de los usuarios, presentaremos los distintos sistemas de información contable que han sido diseñados para satisfacer las necesidades de los diversos tipos de usuarios.
Tipos de contabilidad
El propósito básico de la contabilidad es proveer de información útil acerca de una entidad económica, para facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios (accionistas, acreedores, inversionistas potenciales, clientes, administradores, gobierno, etcétera). En consecuencia, como la contabilidad sirve a un conjunto diverso de usuarios, se originan varias ramas o subsistemas.
Con base en las diferentes necesidades de información de los distintos segmentos de usuarios, la información total que se genera en una organización económica se estructura en tres subsistemas:
- Subsistema de información financiera: contabilidad financiera.
- Subsistema de información fiscal: contabilidad fiscal.
- Subsistema de información administrativa: contabilidad administrativa.
Contabilidad financiera
Se conforma por una serie de elementos tales como las normas de registro, los criterios de contabilización y de valuación, así como formas de presentación y revelación de la información financiera. A este tipo de contabilidad se le conoce como contabilidad financiera, debido a que expresa en términos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad, así como determinados acontecimientos económicos que le afectan, con el fin de proporcionar información útil y segura para la toma de decisiones. La información que produce este subsistema de contabilidad es útil para usuarios externos, como acreedores, accionistas, analistas e intermediarios financieros, el público inversionista y organismos reguladores, entre otros.
Contabilidad fiscal
El gobierno se distingue de los demás usuarios externos pues tiene la facultad para establecer reglas específicas para la determinación de la utilidad fiscal sobre la cual se habrán de calcular los impuestos. Dichas normas son claramente diferentes a las establecidas para la información financiera. Normalmente estas disposiciones están contempladas en ordenamientos tales como la Ley del Impuesto sobre Utilidades o la Ley de Impuestos sobre Consumos.
En consecuencia y en forma similar a la contabilidad financiera, la contabilidad fiscal es un sistema de información diseñado para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de las organizaciones respecto a un usuario específico: el fisco. Como sabemos, a las autoridades gubernamentales les interesa contar con información financiera de las diferentes organizaciones económicas para cuantificar el monto de la utilidad que hayan obtenido como producto de sus actividades, y así poder determinar la cantidad de impuestos que les corresponde pagar de acuerdo con las leyes fiscales en vigor. La información que genera la contabilidad fiscal es útil sólo para las autoridades gubernamentales.
Contabilidad administrativa
Todas las herramientas del subsistema de información administrativa se agrupan en la contabilidad administrativa, la cual es un sistema de información al servicio de las necesidades internas de la administración, orientado a facilitar las funciones administrativas de planeación y control, así como la toma de decisiones. Entre las aplicaciones más típicas de esta herramienta se cuentan la elaboración de presupuestos, la determinación de costos de producción y la evaluación de la eficiencia de las diferentes áreas operativas de la organización, además del desempeño de los diferentes ejecutivos de la misma. Este tipo de contabilidad es útil sólo para los usuarios internos de la organización, como directores generales, gerentes de área y jefes de departamento, entre otros.