Si no es capaz de describir su trabajo como un proceso, no ha entendido en que consiste.
Aunque vaya haciendo cosas sobre la marcha, no por ello deja de existir un proceso; se supone que es necesario avanzar para ir del punto A al punto B. En lugar de ir improvisando, si tiene claro el proceso obtendrá buenos resultados. Un <<sistema>> es un proceso explícito y repetible: una serie de pasos que, de algún modo, se han formalizado. Los sistemas pueden plantearse por escrito o de forma esquemática, pero siempre se <<exteriorizan>>.
La principal ventaja de crear un sistema es que puede analizar el proceso y realizar mejoras. Al hacer explícito cada uno de sus pasos, será consciente del funcionamiento de los procesos fundamentales, su estructuración, de si afectan a otros procesos y sistemas, y del modo en que a la larga puede mejorar el sistema.
Google es un ejemplo magnifico del poder de los sistema. Cada vez que usa el motor de búsqueda, miles de ordenadores se activan automáticamente para entregar sus resultados. El algoritmo de búsqueda de Google (un sofisticado termino de programación para nombrar a un sistema) define el funcionamiento del conjunto de estos ordenadores. Los empleados de Google redefinen constantemente los detalles para que el sistema funcione. Los ingenieros de Google realizan al año más de 550 mejoras en el algoritmo principal de su motor de búsqueda, y este gana en eficacia cuando tiene que indicar lo que está buscando.
Como consecuencia, el algoritmo de Google es tan eficiente que los resultados de sus búsquedas se ofrecen en aproximadamente 0,2 segundos sin intervención humana: un logro increíble. Si en sus primeros pasos Google no hubiera dedicado gran parte de su tiempo y su energía a definir y sistematizar el proceso de búsqueda, la empresa sencillamente no existiría.
Los sistemas también contribuyen a que los equipos humanos tomen la misma dirección. Cuantas más personas trabajen con usted, mas comunicación habrá. Desarrollar sistemas y proceso claros en determinadas actividades y tareas sirve para que todos hagan lo que deben minimizando malentendidos y errores.
Si no puede sistematizar su proceso, no puede automatizarlo. Imagínese lo que ocurriría si Google confiara a un equipo de bibliotecarios la tarea de generar los resultados de brusquedad. Sería una pesadilla, tendría que esperar días (o semanas, o meses) para conseguir resultados.
La clave de la calidad y la velocidad de Google es la automatización: definiendo explícitamente las normas del funcionamiento del sistema, los programadores del motor de búsqueda pueden automatizar el sistema operativo día a día. Como consecuencia, los responsables de desarrollo de Google quedan libres para centrar su esfuerzo en mejorar continuamente el sistema, en lugar de dedicarse a hacerlo operativo.
La mayoría se resiste a crear sistemas de negocio porque entiende que es un trabajo añadido. Todos tenemos mucho que hacer, y es fácil pensar que no nos queda tiempo para crear y mejorar sistemas porque el trabajo se acumula. En realidad, los sistemas útiles facilitan el trabajo: si siente que está desbordado, lo mejor para solucionar el problema es dedicar tiempo a crear unos buenos sistemas.
La sistematización y la automatización tienen algunas desventajas muy importantes. De momento, piense que los sistemas eficaces son la sangre que bombea en una empresa, porque permiten crear, entrar en el mercado, vender y finalmente entregar lo que tiene que ofrecer.
Cuanto mejores sean sus sistemas, mejor será su empresa.