La contabilidad tiene innumerables normas. No intente memorizarlas, pero le conviene estar familiarizado con ellas para comunicarse con los censores jurados de cuentas. Los principios contables establecen las normas para que los informes financieros de las empresas se puedan comparar sobre una base de igualdad. Las normas que regulan la contabilidad se denominan Principios Contables Generalmente Acatados (PCGA), han sido desarrolladas a lo largo de los años y son análogos a sus precedentes de la profesión jurídica.
A medida que se desarrollaban nuevas áreas de actividad empresarial, el Consejo de Normas de Contabilidad Financiera (FASB) elaboraba normas adicionales para abordar estas situaciones. Esta institución produjo alrededor de cien normas <<Fasbee>> a lo largo de los años y los contables se referían a ellas por número.
En 2009, después de décadas de pronunciamientos y cientos de normas, el FASB acabo creando la Codificación de Normas Contables (ASC). Si bien no supuso un cambio de las normas, la ABC las organizo por temas para facilitar su consulta. Actualmente, se considera a la ASC como la única fuente de los Principios Contables Generalmente Aceptados. Los contables siguen usando números de las normas del antiguo FASB para sus referencias.
La contabilidad es también una cuestión internacional, especialmente para las corporaciones multinacionales. El Consejo Internacional de Normas Contables (IASB) ha creado su propio conjunto de directrices, denominado Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS). Los contables lo consideran como un sistema de normas menos detallado y <<basadas en normas>> y las empresas tienen que ajustarse a reglas bien definidas.
En 2002, el FASB y el IASB acordaron iniciar el proceso de <<convergencia>> de sus sistemas. Hasta la fecha no se han puesto de acuerdo ni en los detalles del sistema no en la fecha de aplicación.
Los Conceptos Fundamentales de la Contabilidad
Para entender la contabilidad, es necesario familiarizarse con los conceptos subyacentes antes de empezar con los números. Las normas no lo cuentan todo. Los siete conceptos que siguen no son un conjunto de leyes, sino más bien un guía del conjunto de políticas que hay detrás de todas las normas de contabilidad y de información.
- La entidad
- Contabilidad de caja y de valores devengables
- Objetividad
- Conservadurismo
- Empresa en funcionamiento
- Coherencia
- Importancia relativa
La entidad
Los informes contables dan cuenta de las actividades de una entidad especifica. Los paramentos que abarca el informe de un contable deben ser claros. La entidad sobre la que se informa puede ser una simple tienda de alimentación, una planta de producción, toda un empresa o un conglomerado de empresas. Por ejemplo, Darden Restaurants es una entidad corporativa. Las cadenas Red Lobster y Olive Garden son entidades dentro de esa entidad.
Contabilidad basada en caja frente a contabilidad de devengo
La manera de llevar las cuentas es importante. Si se aplica la contabilidad de caja, las transacciones se anotan solo cuando el dinero cambia de mano. Son muy pocas las empresas que pueden obtener toda la información contable que necesitan de la comprobación de los registros contables. Si un almacén paga el alquiler de dos años en 2012, la cantidad pagaba se anota como un coste generado en 2012, no en un periodo de dos años. Cuando un pequeño taller mecánica compra una herramienta eléctrica, su coste debería anotarse cuando fue comprada, no durante la vida útil de la herramientas cuando fue comprada, no durante la vida útil de la herramienta. ¿captan la idea? La contabilidad de caja nos dice cuánto dinero cambio de manos y cuando lo hizo, pero no trata de correlacionar los costos de gestionar la empresa con las ventas realizadas. La mayoría de las empresas de un tamaño importante usan el método de contabilidad de devengo. Esta contabilidad reconoce el efecto financiero de una actividad cuando la misma tiene lugar independientemente del movimiento de contado. Los costes de alquiler del objetivo se contabilizan mes por mes con los beneficios de su ocupación. El coste de las pistolas remachadoras de la fábrica de aviones Boeing se registra a lo largo de la vida útil de las herramientas mientras los trabajadores las utilizan en las instalaciones de la fábrica. Debido a la magnitud de las compras de Boeing, la contabilidad de caja distorsionaría sus informes financieros. La contabilidad de devengo plantea dos temas relacionados, asignación y correspondencia, porque la actividad y el movimiento de caja con frecuencia no se producen al mismo tiempo.
Asignaciones a los periodos contables. Debido a que los balances de pérdidas y ganancias reflejan las actividades de un momento concreto, el periodo de contabilización es muy importante. Si IMB vendiera un gran ordenador a crédito a la Ford Motor Company el 31 de diciembre de 2012, la contabilidad de devengo anotaría la venta en 2012, cuando se firmó el contrato de compromiso, no cuando Ford paga realmente el importe en 2013. La venta podría anotarse en ese momento, porque es cuando Ford se compromete legalmente a recibir el ordenador. Ese sería también el periodo en el que la contabilidad de IBM contabilizaría la venta y los costes y beneficios relacionados con ella. Ford, por su parte, contabilizaría y asignaría el coste de usar el ordenador a toda su vida útil.
Correspondencia. Usando la misma lógica que en la asignación, las ventas realizadas en un periodo se hacen corresponder con los costes relacionados con estas ventas o costes de los bienes vendidos (COG) en el mismo periodo contable. Comparando las cifras de ventas con sus costes relacionados, se puede cifrar el beneficio que ha obtenido realmente una empresa. Por ejemplo, si Safeway vende productos frescos el 31 de diciembre de 2012 pero no paga la factura del proveedor hasta 2013, la contabilidad de devengo registrara, pese a ello, los costes relacionados con esas ventas en 2012. Las ventas de Safeway en 2012 son el motivo del gasto, y por lo tanto, los costes relacionados tendrán que asignarse a las ventas de ese mismo año. En ausencia de políticas de asignación y correspondencia, los contables podrían manipular fácilmente los informes financieros registrando las ventas o los gastos cuando les conviniera para ocultar o diferir los malos resultados.
Definición y objetividad de la Transacción
Los asientos contables solo contienen transacciones que han sido <<completadas>> y que tienen un valor monetario <<cuantificables>>. Las ventas que no han sido completadas, pero que son consideradas como <<cosa segura>>, no se pueden registrar. Aunque un agente de ventas de CaseIH digno de la mayor confianza jurase que el granjero Jones está a punto de comprar una cosechadora, el contable se negaría a producido todavía. CaseIH no ha suministrado la maquinaria, ni el granjero ha firmado ningún contrato ejecutable.
Los contables también tienen la norma de la objetividad que los orienta en caso de duda. Debe haber una prueba razonable y verificable que apoye la transacción, de lo contrario no se puede contabilizar.
Por ejemplo, el fondo de comercio generado por una campaña de servicio público no puede entrar en los libros. ¿ Qué valor se le podría asignar? Archer Daniel Midland (ADM) inserta regularmente en televisión una propaganda que informa a los consumidores de lo barata que es la comida en Estados Unidos en comparación con el resto del mundo. ¿ Cómo podría un contable asignar objetivamente un valor en dólares a los <<buenos sentimientos>> hacia la empresa que anidan en los corazones de los agradecidos estadounidenses o de los actuales congresistas? Las patentes y las invenciones también son difíciles de valorar. Si DuPont compra la patente de un nuevo producto químico a un inventor por 1 millón de dólares, se contabilizaría por 1 millón. La patente tiene un valor de mercado cuantificable. Sin embargo, si un científico de DuPont desarrollara un nuevo proceso de laboratorio, los contables no podrían registrar la innovación hasta el momento de su venta. El contable necesitaría tener un contrato y un cheque cobrado para justificar la entrada en los libros.
En el caso de la quiebra de WorldCom en 2002, los activos de su red de telecomunicaciones fueron sobrevalorado en los libros en 3.300 millones de dólares. Los contables añadieron los costes corrientes de acceso local al valor de la red cuando tendrían que haber sido costes corrientes adjudicables a las llamadas de larga distancia de los clientes a través de compañías locales.
Conservadurismo Contable y Costes Históricos
Cuando las empresas incurren en pérdidas que son probables y que se pueden estimar razonablemente, los contables las contabilizan, incluso aunque las pérdidas no se hayan producido realmente. Cuando se esperan ganancias, los contables posponen su contabilización hasta que se hayan obtenido de verdad. Aunque en 2010 la gerencia de Internacional Paper Company anticipara un abultado beneficio para contabilizar su beneficio hasta 2012. Su mudanza a Memphis no era seguro. La gerencia podría haber hundido. Pero en beneficio del argumento, supongamos que Internacional Paper descubrió en 2010 que en 2012 tendría que limpiar un depósito de basura toxico debajo de su edificio. La gerencia habría contratado a un asesor para calcular el coste de la limpieza y contabilizaría ese coste en 2010. De este modo, los lectores de su estado financiero estarían avisados de las nubes negras que asomaban en el horizonte de 2012. De igual modo, los juicios actuales relacionados con el asbesto que afectan a muchas empresas son pasivos contingentes que hay que revisar anualmente y revelar para asegurarse de que los lectores comprendan su posible merma de los activos empresariales. El conservadurismo contable determina la preparación de los estados financieros. Cuando haya dudas, sea conservador. Los registros contables contienen solo propiedades cuantificables y verificables, deudas, ventas y costes.
El conservadurismo establece también que las transacciones deben ser contabilizadas según sus costes históricos. Las oficinas centrales de Nueva York de Internacional Paper aumentaron de valor durante el auge de los bienes raíces y, sin embargo, esta ganancia no se podría reconocer, aunque la empresa hubiese pagado a los indios unos cuantos abalorios por el terreno en el siglo XVII. Los registros las siguen valorando al coste de los abalorios dados a los indios a cambio de la propiedad. Desde el punto de vista del contable, el valor del edificio puede reducirse cuando se ponga a la venta.
Si el valor de un activo cae por debajo del coste registrado, esa es otra historia. El conservadurismo establece que la perdida debe reconocerse hoy. Lo contrario podría llevar equivocadamente al lector de un estado financiero a creer que los activos representados valen al menos su coste histórico.
El valor de los bienes que aparece en el inventario se plasma también según su coste histórico. Aunque los precios cambien, el precio objetivo es el que la empresa pago históricamente. Debe haber órdenes de compra verificables y facturas que confirmen el coste. Por ejemplo, si Staples Office Supplies tiene en su libros papel de cartas producido por Internacional Paper, valorara el papel al coste. Aunque los costes de un nuevo pedido para el mismo inventario hubieran subido, el coste de la mercancía almacenada seguiría en los libros al coste histórico de Stables.
Empresa en Funcionamiento
Los balances financieros describen a las empresas como entidades operativas. Los valores asignados a los artículos en los registros contables dan por supuesto que la empresa es una empresa en funcionamiento. Los contables suponen que las empresas seguirán operando en un futuro previsible; por lo tanto, los valores asignados en los balances financieros no son precios de <<liquidación>>. Usan los costes históricos, como ya se ha visto. Por ejemplo, el equipamiento de laminado de acero es costoso. Puede tener un gran valor para una empresa manufacturera en funcionamiento como US Steel, pero puesta a la venta en una subasta por quiebra, su valor sería prácticamente nulo. El equipamiento industrial usado tiene un valor limitado para quienes son ajenos al sector. Por lo tanto, los registros contables utilizan los costes históricos suponiendo que la empresa esta empleado su maquinaria de una manera productiva.
Coherencia
El concepto de coherencia es crucial para los lectores de balances financieros. Las normas de contabilidad exigen que un entidad use las mismas normas contables año tras año. Gracias a esto los analistas pueden comparar los resultados pasados con los actuales. Esta norma, al igual que otras que se han presentado antes, trata de reducir al mínimo las tentaciones de llevar una contabilidad engañosa para ocultar los malos resultados.
La norma de la coherencia insiste en que las empresas valoren su inventario de la misma forma año tras año. Los métodos más importantes de que se dispone son FIFO (First In First Out = primero en entrar, primero en salir) y el LIFO (Last in First Out = último en entrar, primero en salir). Si usamos el FIFO, los costes de las compras de bienes más antiguas se reconocen como costes <<primeros>>, dejando el coste de los bienes comprados más recientemente en el valor de las existencias para la venta. Usando el LIFO, los <<últimos>> costes de los bienes se reconocen como costes primeros, dejando los costes más antiguos en el valor de inventario. El método contable es independiente del movimiento físico de las existencias. Es solo un método contable. Como puede imaginarse el lector, si se pudieran cambiar los métodos contables a voluntad, un contable habilidoso podría manipular los balances financieros años atrás año. La coherencia exige que se use siempre el mismo método de contabilidad.
Como ejemplo de los métodos FIFO y LIFO, imaginemos un comerciante de monedas que tiene en su muestrario solo dos monedas de oro idénticas. Una la compro en 1965 por 50 dólares, y la otra la compro en 2012 por 500 dólares. Entra en su tienda un numismático y le compra una de las monedas por 1.000 dólares. Usando el FIFO, el comerciante contabilizaría una venta de 1.000 dólares, un coste de 50 dólares, y un beneficio resultante de 950 dólares en sus registros contables. En las existencias que le quedan figuraría una moneda a un coste histórico de 500 dólares y un beneficio de solo 500 dólares. Sus registros de existencias mostrarían primero. Carece de importancia cuál de las monedas se haya vendido realmente, si la comprada en 1965 o la adquirida en 2012. Solo es un método contable. Pero el método que se elija afecta espectacularmente al modo en que la empresa calcula beneficios y de método por alguna razón <<sustancial>>, los balances financieros deberían hacer constar la razón en una nota al pie al final del informe. Las notas al pie deben establecer también de qué modo afecto el cambio a los beneficios y a los valores de los activos de ese año. Por mucho que se corra no es posible esconderse de los contables.
Importancia Relativa
Es importante advertir con respecto a los balances financieros, que no son exactos al céntimo, aunque podría esperarse que tan tenaces contables serían capaces de elaborar balances así de precisos. De hecho, solo son correctos para que un lector pueda hacerse una idea expuesta objetivamente de cómo esta una entidad. Los balances financieros ofrecen una imagen materialmente precisa para que una persona razonable pueda tomar decisiones informadas basadas de refrescos un error de 100 dólares puede alterar materialmente los asientos, mientras que un error de 10 dólares no. Por el contrario, las grandes empresas multinacionales como Coca-Cola pueden tener errores de 1 millón de dólares en su balances sin que eso distorsione materialmente el panorama cuando haya que tomar decisiones.
A estas alturas, el lector puede empezar a hacerse una idea de cómo ven los contables a las empresas a hacerse una idea de cómo ven los contables a las empresas y posiblemente también de por qué la mayoría de ellos son conservadores incluso como personas. En la edición anterior de este libro incluí un chiste que encontrado en un tablón de anuncios en Arthur Andersen LLP, donde trabaje como auditor.
Esta empresa perdió el rumbo unos años después de que yo me hubiera ido y se derrumbó en 2001 a causa del fraude que implico la ruina de Enron. Esa quiebra dejo en el mercado solo a las cuatro grandes firmas de contabilidad: Pricewaterhouse-Coopers LLP, Deloitte Touche Tohmatsu LLP, y Ernst & Young LLP.