Al igual que las características y los postulados, existe un conjunto de conceptos básicos que constituye el tercer elemento del marco conceptual de la información financiera. Los conceptos básicos son los siguientes: activo, pasivo, capital, ingreso, gasto, utilidad y pérdida. En la presente sección se describirán cada uno de éstos.
Activo
Un activo es un recurso económico propiedad de una entidad, que se espera rinda beneficios económicos en el futuro. El valor del activo se determina con base en el costo de adquisición del artículo más todas las erogaciones necesarias para su traslado, instalación y arranque de operación.
Algunos ejemplos de activos son el efectivo que una entidad puede tener en su poder o depositado en alguna cuenta en una institución bancaria, las cuentas por cobrar pendientes con sus clientes o con sus empleados, los productos o mercancías disponibles para su manufactura o comercialización (lo que se llama inventarios), los inmuebles como terreno y edificio, el equipo de transporte y de oficina, entre otros.
Pasivo
El pasivo representa lo que la empresa debe a otras personas o entidades conocidas como acreedores, así como las obligaciones y compromisos contraídos. Los acreedores tienen derecho prioritario sobre los activos del negocio antes que los dueños, quienes siempre ocuparán el último lugar. En caso de disolución o cierre de un negocio, con el producto de la venta de los activos se debe pagar primero a los trabajadores, en segundo lugar a los acreedores, mientras que el remanente queda para los dueños.
Entre los pasivos se encuentran proveedores, impuestos por pagar, préstamos bancarios, hipotecas, bonos u obligaciones por pagar, etcétera.
Capital
El capital es el patrimonio de los dueños conocidos como accionistas; se compone principalmente de las aportaciones de los socios más las utilidades obtenidas y representa la parte de los activos que pertenece a los dueños del negocio. En síntesis, el capital es la diferencia entre el monto de los activos que posee el negocio y los pasivos que debe.
Las cuentas principales que componen el capital son el capital social y las utilidades retenidas.
Ingresos
Los ingresos representan los recursos que recibe el negocio por la venta de un producto o servicio, en efectivo o a crédito. Cuando el cliente no paga en efectivo por el servicio o producto se genera una venta a crédito y se obtiene a cambio una cuenta por cobrar. Los ingresos producen un aumento en el capital del negocio ya que son determinantes para la obtención de las ganancias (utilidades).
Algunos ejemplos de ingresos son las ventas, es decir los ingresos percibidos por la comercialización de algún producto a un cliente, y los ingresos por servicios, esto es, los honorarios percibidos a cambio de proporcionar servicios de limpieza, seguridad, hospitalarios, telefonía, mantenimiento, etcétera.
Gasto
Los gastos son activos que se han utilizado o consumido en el negocio con la finalidad de obtener ingresos. Los gastos producen una disminución en el capital del negocio, ya que se enfrentan a los ingresos para determinar las utilidades.
Algunos tipos de gastos son los sueldos y salarios que se pagan a los empleados, las primas por seguros que se pagan para protegerse de ciertos riesgos, la renta del negocio, los servicios públicos como agua, luz y gas, la publicidad, etcétera.
Utilidad
Surge como consecuencia de comparar los ingresos con los gastos en el estado de resultados. La utilidad es la diferencia entre el total de ingresos de un periodo y los gastos que ayudaron a generar dichos ingresos. Cuando los ingresos obtenidos son mayores a los gastos realizados se produce una utilidad.
Pérdida
Surge de comparar los ingresos con los gastos en el estado de resultados. Cuando los gastos realizados en un periodo son mayores que los ingresos obtenidos se produce una pérdida.
Ecuación contable básica
La información financiera está estructurada con base en una sencilla igualdad llamada ecuación contable básica, la cual contiene tres importantes variables: activos, pasivos y capital. De un lado de la igualdad están los recursos, esto es, los activos y del otro las fuentes de financiamiento, es decir, el pasivo y el capital contable. La ecuación se muestra a continuación:
Activo = Pasivo + Capital contable
Como cualquier ecuación matemática, ésta puede modificarse y reagrupar términos: moviendo los pasivos al lado izquierdo de la igualdad, obtenemos una ecuación para el capital en términos de activos y pasivos:
Activos – Pasivos = Capital contable
Como podemos ver, la ecuación contable también nos puede servir para encontrar los cambios en los activos, pasivos y capital de la compañía y proporcionarnos información útil que nos facilita el análisis de las transacciones.
Por su parte, el capital contable agrupa dos elementos: el capital social, que comprende las aportaciones de los accionistas, y las utilidades retenidas, las cuales representan las utilidades generadas por el negocio y reinvertidas en el mismo, de tal forma que se tiene la siguiente fórmula:
Capital contable = Capital social + Utilidades retenidas
A su vez, las utilidades retenidas están integradas por las utilidades de periodos anteriores no repartidas más la utilidad del periodo actual, disminuidas por los dividendos, es decir, por aquella porción de las utilidades que se reparten entre los accionistas. Lo anterior se puede visualizar de la siguiente forma:
Utilidades retenidas = Utilidades de periodos anteriores no repartidos + Utilidad neta del periodo – Dividendos
Detallando aún más, la utilidad neta del periodo está integrada por los ingresos menos los gastos que se hayan tenido durante éste, representándolo de la siguiente manera:
Utilidad neta del periodo = Ingresos – Gastos
Ejemplo del efecto de las transacciones de negocios en la ecuación contable
Como mencionamos anteriormente la ecuación contable básica muestra la relación entre activos, pasivos y capital contable: Activo = Pasivo + Capital contable. Los elementos que integran esta ecuación se ven modificados por las transacciones que los negocios llevan a cabo día con día. Una sola operación puede afectar a uno o más elementos de la ecuación y por ende a los estados financieros. A continuación se puede observar la forma en que las transacciones de negocios más comunes modifican la ecuación contable.
Aportación de capital
- La empresa EMC Internacional, S.A., dedicada a la venta de bases de datos, decide abrir una sucursal en México, por lo que los dueños realizan una aportación de recursos por $280 000 que depositan en una cuenta de cheques del negocio.
Efecto en la ecuación contable: aumento en activos y aumento en capital. El dinero aportado aumenta los activos de la empresa a través de la cuenta de efectivo. La aportación de los socios representa un aumento en el capital a través de la cuenta de capital social.
Préstamo bancario
- Para iniciar operaciones, la empresa se ve en la necesidad de obtener más recursos y decide pedir un préstamo a una institución bancaria. Dicho préstamo es por la cantidad de $100 000 y firman un documento por pagar por dicha cantidad con una tasa de interés anual de 20%.
Efecto en la ecuación contable: aumento en activos y aumento en pasivos. El dinero recibido incrementa los activos de la compañía a través de un aumento en la cuenta de efectivo. La deuda contraída por el préstamo significa un aumento en los pasivos, en este caso, los documentos por pagar.
Renta de local
- Se decide rentar un local, cuyo costo mensual es de $10 000. Se realiza el pago del primer mes de renta.
Efecto en la ecuación contable: disminución en activos y disminución en capital. La renta se considera un gasto del negocio; al aumentar los gastos, el capital de la compañía disminuye. El pago realizado significa una disminución de efectivo, es decir, una disminución de los activos.
Adquisición de franquicias
- Se compran las franquicias de diversas proveedoras de bancos de datos y colecciones electrónicas internacionales por la cantidad total de $60 000. El periodo de vigencia de las franquicias es de tres años. El pago es de contado.
Efecto en la ecuación contable: aumento y disminución de activos. Las franquicias son activos que están incrementándose por su adquisición. Al realizar el pago, el efectivo disminuye y, por tanto, los activos disminuyen.
Adquisición de equipo de transporte
- Se decide comprar equipo de transporte por la cantidad de $100 000 aprovechando un descuento por el pago de contado.
Efecto en la ecuación contable: aumento y disminución de activos. El equipo de transporte es un activo que aumenta por su adquisición. Al realizar el pago de contado, disminuye el efectivo y por consiguiente disminuyen los activos.
Compra de material de oficina
- Se compran a crédito diversos materiales de oficina (libretas, hojas, tóner, recibos, entre otros) a Surtidora de Oficinas, S.A. por la cantidad de $20 000.
Efecto en la ecuación contable: aumento en activos y aumento en pasivos. Los materiales de oficina son también activos que aumentan por su adquisición. Al tratarse de una compra a crédito, se contrae una deuda y por tanto aumentan los pasivos, en este caso, las cuentas por pagar.
Adquisición de equipo de oficina
- Se compra equipo de oficina (computadoras, impresoras, escritorios, entre otros artículos) a la empresa Equipos Ejecutivos, S.A. por la cantidad de $80 000 y se pagó de contado.
Efecto en la ecuación contable: aumento y disminución de activos. El equipo de oficina forma parte de los activos de la empresa y al realizarse una compra, éstos aumentan. El pago significa una salida de dinero, es decir, una disminución del efectivo, por consiguiente una disminución de activos.
Ingresos por servicios
- Se realizan servicios por la cantidad de $60 000 que fueron cobrados en efectivo.
Efecto en la ecuación contable: aumento en activos y aumento en capital. El cobro en efectivo produce un aumento en esta cuenta y, por consiguiente, un aumento en los activos. Los servicios realizados representan ingresos para la compañía y los ingresos producen un aumento en el capital.
Ingresos por servicios
- Se realizan servicios por $80 000 a la Universidad Estatal los cuales serán cobrados posteriormente.
Efecto en la ecuación contable: aumento en activos y aumento en capital. El cobro futuro significa una cuenta por cobrar y forma parte de los activos. Los servicios se consideran ingresos y significan un aumento en el capital.
Cobro a clientes
- Se cobra a la Universidad Estatal $46 000 como parte del adeudo pendiente.
Efecto en la ecuación contable: aumento y disminución en activos. El cobro significa una entrada de dinero y, por consiguiente, un aumento del efectivo y de los activos. Al realizarse el cobro, disminuye la cuenta por cobrar que se tenía y por lo tanto disminuyen los activos.
Pago a proveedores
- Se realiza un pago por $10 000 correspondiente al adeudo que se tiene con Surtidora de Oficinas, S.A.
Efecto en la ecuación contable: disminución en activos y disminución en pasivos. La realización del pago representa una salida de dinero, es decir, una disminución de efectivo y de los activos. El pago realizado disminuye el adeudo considerado en las cuentas por pagar, por tanto disminuyen también los pasivos.
Gasto por publicidad
- Se realiza un pago de $18 000 a la Agencia Publicidad Interactiva, S.C. por la campaña de promoción efectuada durante el mes.
Efecto en la ecuación contable: disminución en activos y disminución en capital. El pago significa una disminución en el efectivo y en los activos. La campaña de promoción es considerada un gasto de publicidad del negocio y los gastos producen una disminución en el capital.
Pago de servicios públicos
- Se pagan los servicios públicos (agua, luz y teléfono) correspondientes al mes por la cantidad de $6 000.
Efecto en la ecuación contable: disminución en activos y disminución en capital. El pago disminuye el efectivo y por tanto los activos. Los servicios públicos son gastos del negocio y los gastos producen una disminución en el capital.
Pago de sueldos
- Se realiza el pago de sueldos y salarios correspondientes al mes por la cantidad de $40 000.
Efecto en la ecuación contable: disminución en activos y disminución en capital. El pago disminuye el efectivo y los activos. Los sueldos y salarios son gastos de la compañía que, como todos los gastos, disminuyen el capital.
Pago de intereses
- Se efectúa el pago de $5 000 correspondiente a los intereses generados durante el mes por el documento por pagar que se tiene.
Efecto en la ecuación contable: disminución en activos y disminución en capital. El pago disminuye el efectivo y por tanto los activos. Los intereses del mes son gastos financieros del periodo y, como todo gasto, disminuyen el capital.
Pago de impuestos
- Se realiza el pago del impuesto sobre la renta (ISR) del mes, el cual totaliza $12 000.
Efecto en la ecuación contable: disminución en activos y disminución en capital. Como con cualquier pago, el efectivo disminuye al igual que los activos. El impuesto sobre la renta es un gasto del negocio y como todo gasto produce una disminución en el capital.
Pago de dividendos
- De acuerdo con los buenos resultados del negocio se declaran y pagan dividendos por la cantidad de $10 000.
Efecto en la ecuación contable: disminución en activos y disminución en capital. El pago es una salida de efectivo y por tanto una disminución de activos. Los dividendos son un reparto de utilidades, por lo que las utilidades disminuyen y como forman parte del capital, éste también disminuye.
Estados financieros básicos
El producto final del proceso contable son los estados financieros, elemento imprescindible para que los diversos usuarios puedan tomar decisiones. La información financiera que dichos usuarios requieren se centra principalmente en la evaluación de la situación de las finanzas, de la rentabilidad y de la liquidez.
Con base en las necesidades de la información de los usuarios, las normas de información financiera establecen que toda organización debe presentar cuatro estados financieros básicos.
Estado de resultados
Informa sobre la rentabilidad de la operación a través de un enfrentamiento de los ingresos y gastos ocurridos en un periodo determinado mostrando la utilidad o pérdida resultante.
Estado de variaciones en el capital contable
Muestra de una manera desglosada las variaciones que ha tenido dicha cuenta, es decir, los cambios en la inversión de los dueños.
Estado de situación financiera o balance general
Presenta una relación de recursos (activos) de la empresa, así como de las fuentes de financiamiento (pasivo y capital) de dichos recursos.
Estado de flujos de efectivo
Proporciona información acerca de la liquidez del negocio; es decir, presenta una lista de las fuentes de efectivo y de los desembolsos del mismo, lo cual constituye una base para estimar las futuras necesidades de efectivo y sus probables fuentes.
En el siguiente capítulo se tratará a fondo el contenido de los estados financieros básicos y se ampliará la explicación sobre cada uno de ellos.