La retribución en función del puesto de trabajo tiene en cuenta el valor o la contribución relativa de los distintos puestos de trabajo (no de cada empleado particular) a una organización. La primera parte de este proceso, conocida como evaluación del puesto de trabajo, se compone de seis fases diseñadas para poder realizar un juicio racional, ordenado y sistemático de la importancia de cada puesto para la empresa. El objetivo último de la clasificación del puesto es conseguir la equidad interna de la estructura de retribuciones.
Fase 1: Realización de un análisis del puesto de trabajo. Como vimos en el Capítulo 2, el análisis del puesto consiste en recopilar y organizar la información relativa a las tareas, obligaciones y responsabilidades de un puesto específico. En la primera fase del proceso se recopila la información relativa a las obligaciones, tareas y responsabilidades de todos los puestos que se van a clasificar. Para realizar el análisis del puesto pueden utilizarse entrevistas personales con los trabajadores, cuestionarios previamente cumplimentados por los empleados y/o los supervisores y registros de la empresa (por ejemplo, coste de funcionamiento de los equipos y presupuestos anuales) con el fin de estudiar qué, cómo y por qué existen las diversas tareas que conforman el puesto. En la Figura 10.8 se muestran algunos de los elementos que se utilizan con más frecuencia en los cuestionarios usados en el análisis del puesto de trabajo (Cuestionario para el Análisis del Puesto: Position Analysis Questionnaire). Para cada pregunta, debe tenerse en cuenta la información que ya se conoce con respecto a cada puesto y decidir cuál de las cinco descripciones resulta más adecuada.
Fase 2: Redacción de las descripciones del puesto de trabajo. En la segunda fase del proceso de evaluación del puesto de trabajo se utilizan los datos del análisis del puesto para elaborar un documento escrito que identifica, define y describe cada puesto en función de sus obligaciones, responsabilidades, condiciones laborales y especificaciones. Este documento se denomina descripción del puesto (recordará este término del Capítulo 2).
Fase 3: Determinación de las especificaciones del puesto. Las especificaciones del puesto hacen referencia a las cualidades necesarias que debe poseer un empleado para realizar el trabajo correctamente. Estos requisitos parten del análisis del puesto, aunque en algunos casos vienen dictados por la ley (por ejemplo, los fontaneros en EE.UU. tienen que tener una licencia). Las especificaciones del puesto suelen ser muy concretas en cuanto al número de años y experiencia profesional previa, el tipo y nivel de formación, los diplomas conseguidos, la formación profesional, etc. Normalmente se incluyen en las descripciones del puesto de trabajo.
Fase 4: Establecimiento del valor relativo de todos los puestos a partir de un sistema predeterminado. Las descripciones y especificaciones del puesto se deben utilizar para establecer el valor relativo y las contribuciones de cada puesto a la organización. La evaluación del puesto de trabajo suele llevarse a cabo por un comité formado por tres a siete personas, entre las que puede encontrarse supervisores, directores, personal del departamento de RRHH y asesores externos. Algunos de los procedimientos de evaluación más conocidos han evolucionado a lo largo de los años, pero el más utilizado por la mayoría de las empresas es el sistema de puntuación de factores.
Este sistema de puntuación se basa en los factores que determinan la retribución de una tarea. Los factores son un conjunto de criterios relacionados con el trabajo a los que la empresa da una mayor importancia. Un factor que suele emplearse muy a menudo para determinar la retribución es el conocimiento. Los puestos que requieran un mayor número de conocimientos (adquiridos bien a través de los medios de enseñanza formales, bien a través de la experiencia) recibirán una mayor puntuación y, por tanto, una mayor retribución. Aunque cada empresa puede fijar los factores que van a determinar la retribución, o incluso crear los que puedan aplicarse a varios grupos profesionales o familias de puestos de trabajo (administrativos, técnicos, directivos, etc.), la mayoría de las empresas eligen los factores basándose en sistemas de evaluación de puestos que están ya establecidos. Los dos sistemas de puntuación de factores que cuentan con una aceptación casi universal son el Sistema Hay (Hay Guide Chart Profile Method) y el Plan Nacional de Evaluación de Puestos (National Position Evaluation Plan) (antes conocido como el sistema de puntuación de factores de NMTA) de la Management Association of America (MAA). El método Hay, cuyas características se resumen en la Figura 10.9, utiliza tres factores para evaluar los puestos: saber hacer, capacidad para solucionar problemas y responsabilidad. El plan MAA (NMTA) consta de tres unidades independientes: la Unidad I para trabajadores de fábrica pagados por horas; la Unidad II para puestos no exentos de tareas administrativas, técnicas y de servicios; la Unidad III para los puestos exentos de supervisión, profesionales y directivos. El plan MAA (NMTA) propone 11 factores divididos en cuatro grandes categorías (cualificación, esfuerzos, responsabilidades y condiciones del puesto de trabajo). El plan de la Unidad I se resume en la Figura 10.10.
En ambos sistemas a cada factor se le asigna una escala de valores y niveles o grados. A los factores más importantes se les da una puntuación elevada, mientras que a los de menor peso se les da una puntuación más baja. Por ejemplo, como muestra la Figura 10.11, la puntuación más alta posible, según el sistema MAA (NMTA), se da a la experiencia y a cada grado de experiencia se le concede 22 puntos. La puntuación de los otros dos factores relacionados con las habilidades, es de 14 puntos por nivel. A todos los demás factores se les asigna cinco o diez puntos por nivel.
Esta escala permite al comité de evaluación asignar una puntuación a cada puesto en función del nivel que le corresponda a cada factor. Por ejemplo, utilizando la tabla del MAA (NMTA) de la Figura 10.11, supongamos que el puesto X está clasificado en el quinto nivel de exigencia física (50 puntos), equipos o procesos (25 puntos) y trabajo de otras personas (25 puntos); en el cuarto nivel en concentración visual o mental (20 puntos), condiciones laborales (40 puntos) y peligros (20 puntos); en el segundo nivel de experiencia (44 puntos); en el primer nivel de conocimiento (14 puntos) y de iniciativa e ingenuidad (14 puntos). El total de puntos que este puesto ha obtenido en el conjunto de los 11 factores determinantes de la retribución del sistema MAA (NMTA) es de 302.
Fase 5: Creación de una jerarquía de puestos. Tras las cuatro fases que acabamos de describir se puede crear unajerarquía de puestos, es decir, una lista de puestos en función de su valor relativo estimado (del más alto al más bajo). La Figura 10.12 muestra la jerarquía de puestos de oficina en una empresa grande. En la columna 1 de la figura se muestra el total de puntos asignados a cada puesto en orden descendente. Dichas puntuaciones oscilan entre un máximo de 300 puntos para el puesto de representante comercial y un mínimo de 60 puntos para el puesto de recepcionista.
Fase 6: Clasificación de los puestos en función de los niveles salariales. Por simplificar, y como último paso del proceso de evaluación, la mayoría de las empresas grandes clasifican los puestos por niveles salariales. Habitualmente, la jerarquía de puestos de trabajo queda reducida a un número manejable de niveles a los que se les asigna un valor con el fin de determinar dónde se van a situar las líneas de separación entre los diferentes niveles. Por ejemplo, la columna 2 de la Figura 10.12 muestra cómo se divide la jerarquía de 18 puestos de trabajo administrativos en cinco niveles. De esta forma, se considera que todos los puestos pertenecientes a un determinado nivel tienen, en esencia, la misma valía en cuanto a su importancia, ya que las puntuaciones asignadas a cada uno de ellos son muy similares.
Otros sistemas de clasificación de puestos son: el sistema de jerarquización (el comité de evaluación elabora una jerarquía de descripciones de puestos de trabajo, de la más alta a la más baja, basándose en una valoración de su importancia); el sistema de clasificación (el comité asigna un nivel a cada descripción de puestos sin utilizar un sistema de puntos, igual que ocurre en los niveles que fija la administración pública para los funcionarios); el sistema de comparación de factores (una variación compleja, y pocas veces utilizada, del sistema de puntuación y de categorías); y el sistema de captura de políticas (en el que se utiliza el análisis matemático para estimar el valor relativo de cada puesto a partir de las prácticas existentes en la empresa).
Llegados a este punto, es preciso recordar dos cuestiones clave. Primero, la evaluación de los puestos se realiza a nivel interno y no tiene en cuenta las escalas salariales del mercado ni los sueldos que pagan otras empresas. Segundo, la evaluación de puestos sólo se centra en el valor de las tareas que conforman cada puesto y no en las personas que las realizan. El folleto informativo del MAA (NMTA), que se distribuye a todos los empleados cuyos puestos van a ser clasificados siguiendo las normas de dicho sistema, lo deja bien claro: «El sistema no juzga a nadie como individuo; no cataloga las capacidades de nadie para realizar un trabajo. [Evalúa] cada puesto en función de un conjunto sencillo de factores [que determinan la retribución]… que se aplican exactamente de la misma manera a todos los puestos».