Concluimos este capítulo analizando dos cuestiones fundamentales de la administración de las prestaciones sociales a los empleados: 1) la utilización de prestaciones flexibles y 2) la importancia de informar de las prestaciones a los empleados. El departamento de RRHH suele ser el principal responsable de la administración de las prestaciones, pero los directivos tienen que ayudar a informar a los empleados sobre las distintas opciones, ofrecer consejos de vez en cuando, mantener los registros (sobre los días de vacaciones o de baja por enfermedad) y estar preparados para acudir al departamento de RRHH cuando surjan problemas.
PRESTACIONES SOCIALES FLEXIBLES
Como hemos visto, los empleados necesitan prestaciones sociales distintas, dependiendo de la edad, el estado civil, si el cónyuge trabaja y tiene una cobertura médica duplicada y si tienen hijos o no. Un programa de prestaciones flexibles permite a los empleados elegir entre una serie de prestaciones ofrecidas por el empresario, como el servicio de oftalmología, dentista, cobertura médica para los familiares, cobertura adicional del seguro de vida, seguro por invalidez permanente, servicios de guardería, servicios de atención a las personas mayores, más tiempo libre remunerado, servicios de asesoría legal y aportaciones a un plan de pensiones 401(k).
Como se muestra en la Figura 12.2, el 13 por ciento de las empresas estadounidenses medianas y grandes tienen un plan de prestaciones sociales flexibles. Algunas de estas empresas son TRW Systems, Educational Testing Services, DaimlerChrysler y Bell Atlantic78. En el futuro, a medida que la fuerza de trabajo se haga más diversa, un mayor número de empresas tenderán a implantar planes de prestaciones flexibles.
Tipos de planes de prestaciones sociales flexibles
Los planes de prestaciones sociales flexibles más conocidos son los planes modulares, los planes con opciones adicionales a las principales y las cuentas de gastos flexibles.
Los planes modulares contienen un conjunto de prestaciones distintas, o distintos niveles de cobertura de prestaciones, diseñados para distintos grupos de empleados. Por ejemplo, el Módulo A puede ser un paquete de prestaciones básicas financiado totalmente por el empresario. Sólo incluirá las prestaciones más esenciales y estaría diseñado para empleados solteros. El Módulo B podría incluir todo lo que está incluido en el A, más algunas prestaciones sociales adicionales, como la cobertura de la familia en el seguro médico, los servicios de dentista y de guardería. Este módulo podría ser el adecuado para empleados casados con hijos pequeños y podría financiarse con aportaciones del empresario y del empleado.
Los planes con opciones extras a las principales contienen un conjunto central de prestaciones sociales y una amplia gama de opciones de prestaciones adicionales que los empleados pueden añadir a las principales. Estas prestaciones principales están diseñadas para ofrecer una seguridad económica mínima a los empleados y suelen incluir un seguro médico básico, seguro de vida, seguro por invalidez permanente, planes de pensiones y vacaciones. Las opciones extras proporcionan a los empleados “créditos de prestaciones” que les permiten “comprar” las que deseen. En la mayoría de los casos, todos los empleados reciben la misma cantidad de crédito y pueden utilizarla para comprar coberturas mayores de prestaciones principales o para adquirir otras prestaciones, como el dentista o la guardería.
Las cuentas de gastos flexiblesson cuentas individuales para cada empleado, financiadas por la empresa, el empleado (con dólares antes de impuestos), o por ambos. Los empleados “pagan” el paquete de prestaciones sociales con sus cuentas. El resultado se puede añadir a la paga que llevan a casa, porque los empleados no pagan impuestos por el dinero que han gastado de estas cuentas para prestaciones. Los gestores de las prestaciones deben diseñar cuentas de gastos flexibles que cumplan la normativa establecida en la Sección 125 de Ley General Tributaria (Internal Revenue Code), que regula qué prestaciones quedan exentas de impuestos y cuáles no. Por ejemplo, las prestaciones en educación y para compartir transporte no se pueden incluir en una cuenta de gastos flexibles porque son prestaciones que tributan.
Obstáculos para la concesión de prestaciones sociales flexibles
Las prestaciones flexibles ofrecen a los empleados la oportunidad de personalizar el paquete de prestaciones que les resulte útil y que suponga un coste razonable para la empresa. Sin embargo, plantean algunas dificultades para los que administran las prestaciones:
- Selección adversa. El problema de la selección adversa se produce cuando hay un número de empleados que utilizan una prestación determinada más de lo que la utiliza el empleado medio. La utilización intensiva de una prestación puede elevar el coste de la misma y obligar al empresario, o bien a aumentar sus gastos en prestaciones, o bien a reducir la cobertura que ofrece. Por ejemplo, los empleados que saben que van a necesitar unos cuidados dentales muy caros pueden seleccionar la opción de dentista en vez de otra prestación. O bien, los empleados que saben que tienen muchas probabilidades de tener una muerte temprana (debido a que tienen una elevada presión sanguínea, o incluso a que padecen una enfermedad terminal como el cáncer) pueden elegir un seguro de vida ampliado. En ambos casos, el coste de la cobertura del seguro terminará aumentando. Los que administran las prestaciones sociales pueden resolver el problema de la selección adversa imponiendo límites a las prestaciones que podrían presentar este problema. Por ejemplo, la empresa puede exigir que los que solicitan un seguro de vida ampliado pasen primero un examen médico. También pueden agregar un paquete amplio de prestaciones en módulos para garantizar así una utilización más equilibrada de cada prestació.
- Empleados que eligen mal .A veces, los empleados eligen mal las prestaciones sociales y después se arrepienten. Por ejemplo, un empleado que ha elegido tiempo libre remunerado en vez de un seguro por invalidez permanente probablemente se arrepienta de su elección si después padece una larga enfermedad que excede los días de baja por enfermedad acumulados. Los que administran las prestaciones sociales pueden resolver este problema 1) estableciendo prestaciones básicas que minimicen los riesgos de un empleado y 2) comunicando las distintas posibilidades de forma eficaz, para que los empleados puedan elegir adecuadamente.
- Complejidad administrativa. Es difícil de administrar y controlar un programa de prestaciones sociales flexibles. Se debe informar a los empleados de los cambios en los costes de las prestaciones sociales, la cobertura y su utilización. También tienen que tener la posibilidad de cambiar la selección de prestaciones cada cierto tiempo. Además, es elevado el potencial de errores a la hora de mantener los registros. Afortunadamente, los programas informáticos pueden ayudar al departamento de RRHH a conservar dichos registros. Los asesores de prestaciones sociales pueden ayudar al personal de RRHH a seleccionar e instalar estos programas informáticos.
CÓMO INFORMAR SOBRE LAS PRESTACIONES SOCIALES
La información a los empleados de las prestaciones sociales constituye una parte esencial de la administración del programa. Muchos empleados de empresas con paquetes de prestaciones excelentes nunca han sido informados del valor de estas prestaciones y, por tanto, pueden subestimar su valía81. Los dos principales obstáculos a que se informe correctamente sobre las prestaciones sociales son los siguientes: 1) la creciente complejidad de los paquetes de prestaciones y 2) la renuencia de las empresas a dedicar recursos suficientes para explicar estos complejos paquetes a sus empleados.
Normalmente, se ha dado la información sobre las prestaciones en la reunión de orientación que se tiene con los nuevos empleados cuando se incorporan o mediante un manual que describe cada una de las prestaciones y su nivel de cobertura. Sin embargo, en el momento actual, se necesitan medios de comunicación más sofisticados (como vídeos y programas informáticos que generan informes individualizados sobre la situación de cada empleado y qué conjunto de prestaciones son las más adecuadas para él). A continuación, se presentan algunas de las alternativas que aplican las empresas para informar a sus empleados sobre prestaciones extras o cambios en las que ya perciben:
- General Electric utiliza su página web para que los empleados puedan acceder a la información sobre prestaciones 24 horas al día. La página web de General Electric ha reducido el número de llamadas de 25.000 al mes al departamento de prestaciones, consiguiendo así un ahorro sustancial de costes de 175.000 dólares por mes. General Electric ha señalado que una consulta telefónica cuesta unos ocho dólares, mientras que una a través de Internet sólo cuesta un dólar.
- En su vídeo innovador de 15 minutos y medio, la asociación de empleados jubilados del condado de Los Ángeles utiliza un personaje que es un detective parecido a Sam Spade para “descubrir el caso” de los planes confusos de pensiones. Durante el vídeo, el personaje animado descubre qué significan términos como no contributivo y prestación definida, al igual que lo descubren los 500 asociados nuevos cada mes.